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99版《国家行政机关公文格式》国家标准与88版的比较
双击自动滚屏 发布者:站长 发布时间:2006-2-7 阅读:22231

99版《国家行政机关公文格式》国家标准与88版的比较
 
 
    行政公文是任何一个国家行使行政管理和监督职能不可缺少的重要工具之一,是上情下达、下情上报的一种基本工作手段,即使进入信息化时代,纸介质公文仍将不可替代,仍是人们办事的最终依据和凭证。在新世纪的开端,长期在我国公文格式中处于主导地位的16开型纸将成为历史,以国际标准A4型作为公文用纸的新式公文样式将替代16开型,成为未来我国行政公文采用的基准纸型。这是我国行政机关公文格式的一项重大变革,它标志着与我国行政机关公文制作相关的技术装备以及办公自动化水平已经与国际接轨。为适应这一具有划时代意义的变革,同时规范行政机关的公文格式,在GB/T 9704-1988《国家机关公文格式》试行10年的基础上,由国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中国标准研究中心修订完成的GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》国家标准已由国家质量技术监督局正式发布,并已于2000年1月1日起实施。该标准的发布、实施对于规范我国行政机关公文的印制,实现公文格式的统一,提高公文的制作水平和质量具有非常重要的意义。
 
    99版《国家行政机关公文格式》国家标准的主要特点
 
    99版《国家行政机关公文格式》国家标准与88版《国家机关公文格式》国家标准相比,发生了很大变化,主要变分分述如下:
 
    1、改变了名称,确定了适用范围
 
    国家标准GB/T 9704-1988的名称为《国家机关公文格式》,而GB/T 9704-1999将原名称改为《国家行政机关公文格式》。更改名称的主要原因是修订该标准的依据是由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》,而且在标准的前言部分专门说明了“本标准中所用公文用语与《国家行政机关处理办法》中的用语一致”。这充分反映了修订后的标准是《国家行政机关公文处理办法》的技术补充。名称的变更体现了与内容的协调一致,有利于与现行法规中有关国家行政机关公文称谓上的统一。这是变更原标准名称的基本出发点。名称的变化不影响非国家行政机关的单位和部门采用该标准,这在标准中已有说明。
 
    2、调整了结构
 
    经过10年多的实践,原标准中很多内容已不适应现实国家行政机关公文的需要。修订后的标准在结构上作了大幅度调整。总的出发点是更贴近公文处理的应用实际,使公文处理工作者能够一目了然,便于操作。如在标准中删去了原标准中与执行标准无关紧要的引言部分,删去了原标准中本不是公文格式内容的一些叙述性解释,增加了引用标准GB/T 148-1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》,增加了标准中标识公文横向公文横向距离和纵向距离的相关定义。在条文的说明中,采用了与《国家行政机关公文处理办法》中与公文格式有关的相同名称,同时充分注意了条文解释言简意明,符合公文处理的流程。在结构的安排上,考虑到尽量接近公文实际,如叙述公文中诸要素,是按照各要素在公文中的自然位置从前到后来展开,符合人们阅读公文的自然习惯。
 
    3、改变了公文用纸幅面尺寸
 
    公文用纸的幅面尺寸是这次修订主要调整的内容。在原标准中规定“国家机关公文用纸幅面尺寸当前一般用16开型260mm×184mm(长×宽),有条件的机关和涉外部门,可推荐采用国际标准A4型294mm×210mm”。在新修订的标准中规定“公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm”。
 
    将建国以来我国公文用纸长期使用的幅面尺寸由16开型改为国际标准A4,并以国家标准的形式确定下来,这是新标准的最大特点。
 
    4、实行了新的定位方法
 
    在原标准中关于公文标识区域是按照横向划分和纵向划分确定的,即按基本行和基本列将图文划分出若干个网络。这种方法在实际应用中,很多单位感到不方便,还要经过一定的换算才能确定公文中要素的位置。此外对公文中各要素的标识规则是按照出现的顺序依次向下排布的。在新修订的标准中,为使公文制作工作者能够比较方便清楚地掌握标准,采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要素的定位,即采用了“字”与“行”的概念,然后按定义了的字和行确定公文中各要素的具体位置。在新修订的标准中还引入了公文工作者都比较了解的公文眉首、主体和版记三部分,将公文中内容相关的要素进行归类,这将起到便于操作的作用。
 
    5、缩小了图文区
 
    原标准所定的图文区范围比较大,也就是左右白边和无头地角比较窄,主要是参与了国外公文的做法,其出发点是为了更有效地利用有效幅面,承载更多的公文信息,但却忽略了汉字的使用习惯和我国公文的应用实际。在试行过程中很多应用部门反映,白边留得窄,一是不便于装订,二是不便于领导在文件中圈阅、批示和批改。为此在新修订标准时将左右白边增加了19mm、天头地角增加了45mm。按照这样的版心尺寸制作的公文一方面为领导阅示公文留有相对宽余的批示空间,另一方面也使公文更加美观,视觉效果比较适度。
 
    6、增加了内容
 
    新修订的标准在原标准的基础上,根据从事公文处理和印制工作多年、富有实践经验的同志的建议,增加了一些有助于提高公文质量的内容。主要体现在:公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处理等。此外根据日常工作中常见的公文类型还增加了公文的特定格式,即信函式公文格式、会议纪要格式。在公文格式的式样中,增加了联合行文的公文印章标识方法的样式。这些新增的内容主要出发点是保证公文从开始制作到最后形成公文的全过程能够有统一的依据,最终使我国行政机关的公文及至各方面的公文的制作水平和质量得到大幅度提高。
 
    7、提高了公文的防伪性
 
    由于公文具有法定效办,目前社会上伪造公文、招摇撞骗的犯罪活动时有发生,造成恶劣的后果和社会影响。因此,提高公文的防伪性就成了新标准的一个重要的落脚点,并为此相应做出了许多新的明确的规定。例如规定不得出现空白印章,不得再使用“此页无正文”,空白页不标页号码等等。这些规定力图尽量减少别有用心者伪造,变造公文的可乘之机,从格式上维护公文的法律地位,是新标准最显著的特点之一,也是掌握和执行新标准时特别要注意的一个重点。
 
    8、有利于计算机的处理
 
    应该说制定公文格式国家标准的主要目的有两个,一是使我国行政机关公文的格式达到规范和统一,提高我国公文制作的质量和水平,二是有助于办公自动化的实现。在当今计算机已比较普及的情况下,可通过该项国家标准研制出公文生成软件,使广大公文处理工作者实现简便操作,大大提高工作效率。
 
 
 

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